PREGUNTAS FRECUENTES ERP

¿Son de verdad tan importantes los ERP?

Estas aplicaciones se han asentado como soluciones integrales en la mayor parte de las funciones a desarrollar por la empresa. Esto ayuda a dichas empresas a entender mejor su actividad, estandarizar sus procesos de negocios y definir mejores políticas. Los ERP ayudan a crear procesos más eficientes, con lo que las empresas se pueden concentrar más en otros esfuerzos, como es el servir a sus clientes y maximizar los beneficios.

¿Cuál es el Costo Real de Implementar un ERP?

En toda implantación de un ERP se incurre en tres tipos básicos de costo:

– Costo de las Licencias.
– Costo del Hardware.
– Costo de Implantación.

El costo Hardware no va a depender del ERP elegido (El precio del Hardware, va a depender del grado de fiabilidad deseado y capacidad del sistema (Velocidad, Almacenamiento, Nº de usuarios, etcétera).

El costo de Implantación no va a depender del ERP elegido. El costo de la implantación va a depender, fundamentalmente, de la cantidad de funcionalidades que se activen. A mayor grado de implantación, mayor nivel de automatización y organización alcanzará su empresa. En los ERP más completos, la implantación puede dividirse en varias partes, primero lo fundamental y luego lo accesorio.

El costo de las licencias, de los tres costos, es el más importante porqué:

– Depende el grado de automatización y funcionalidades que se puedan implantar.
– Debe asegurarle cubrir las necesidades presentes y futuras.
– Debe ser sólido y contar con el respaldo de empresas usuarias y desarrolladoras fuertes.
– Una vez adquirido el programa, deberemos seguir con el varios años para amortizar la implantación.

Entonces, si deseamos realizar una buena inversión, deberemos optar por un ERP líder, aunque el costo parezca relativamente superior, a medio plazo, son los únicos que ofrecen una garantía absoluta.

¿Qué es un ERP?

El ERP son las letras que identifican el concepto “Enterprice resourse Planning”, que traducido al español quiere decir: “Planificación de Recursos Empresariales”, y corresponde a un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área contabilidad y finanzas, comercial, logística, producción, etc.).

Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos.

La implantación de un ERP conlleva la eliminación de barreras ínter departamentales, la información fluye por toda la empresa eliminando la improvisación por falta de información.

Los ERP son el núcleo de otras aplicaciones como pueden ser el CRM (Gestión de las relaciones con los clientes), Data Mining (Conversión de datos en información útil), etc.

Origen e historia de los ERP

Un poco de historia nos ayudara a entender porque existen estas aplicaciones.

Los ERP tienen su origen en el software empleado en entornos industriales.

En los años 60`, el principal uso de software, en entornos industriales, era para la gestión de inventario. Por aquel entonces, la mayor parte del software utilizado en estos entornos, era hecho a medida y diseñado según los conceptos tradicionales de gestión de inventarios.

En los años 70` se empezó a prestar más atención al uso de software, para lo que en ingles se conoce como MRP (Material Requirement Planning), lo que en otra traducción alternativa, se puede entender como Planificación de Necesidad de Materiales. Básicamente, lo que se esperaba de este software, es que ayudase a planificar, que materiales se iban a necesitar durante el proceso de producción y gestionar también su adquisición.

En los años 80`, surge el concepto de MRP (Manufacturing Resources Planning = Planificación de los Recursos para la Producción / Fabricación), que rápidamente evoluciona al MRP-II, incluyendo también la gestión de la planta de fabricación y actividades relacionadas con la distribución de los artículos fabricados.

A principios de los 90`, MRP-II fue ampliado aún más para abarcar áreas como Ingeniería, Finanzas, Recursos Humanos, Gestión de Proyectos, etc.; es decir la totalidad de las funciones desarrolladas dentro de una empresa. Fue esta evolución lo que introduzco el concepto (y el termino) ERP.

Motivos para implantar un ERP:

Los principales ERP, reservados hasta hace poco a las grandes corporaciones, están ahora al alcance de la mayoría de empresas. Con la implantación de un ERP, de primera línea, el cliente se beneficia de todo el Know-How que han empleado hasta el momento las grandes corporaciones en su desarrollo.

Los ERP líderes, están funcionando en las grandes corporaciones, por lo que tenemos garantía absoluta de que van a cubrir nuestras expectativas.

Si bien es cierto, que cambiar de sistema informático significaba un considerable esfuerzo en el pasado, también lo es, que los fabricantes líderes han desarrollado utilidades para automatizar el traspaso de información, con total garantía de éxito y en un período de tiempo relativamente corto.

Todo ello conlleva que en la actualidad, para la PYME, sea posible adquirir e implantar estos sistemas a un precio razonable.

¿Qué podemos esperar de la implantación de un ERP?

Existen dos tipos de implantaciones: La implantación informática, que se limita a explicar como funciona el programa, o la implantación global, que va más allá, e implanta una nueva manera de hacer las cosas, no por que se hagan mal, sino porque con el nuevo ERP se pueden hacer mejor. Nos inclinamos a pensar que la única forma válida de implantación es la segunda, aunque conlleve más esfuerzo.

Durante la implantación se van a ir definiendo todos los procesos en la empresa, el cambio fundamental va a consistir en que en todos ellos existirá un elemento común, el ERP. Es por ello que vamos a aplanar nuestra organización. Muchas de las gestiones de los responsables pueden ser ahora gestionadas por el ERP; por ejemplo, el responsable de existencias deberá definir la política en el ERP, y el ERP seguirá esa política, facilitando que otras personas puedan efectuar la gestión, de propuestas de compra sin su intervención. Ello va a permitir, que, de forma casi invisible, las personas responsables puedan recuperar tiempo para otras gestiones. También conlleva un mayor rigor y seguridad en todas las gestiones.

Esta sistematización, lleva a una simplicidad abrumadora en el funcionamiento de la empresa, de modo que, las empresas, suelen preguntarse cómo pudieron sobrevivir en tiempos pasados sin un sistema ERP.

Una vez implantado, va a ser mucho más fácil obtener un certificado de calidad, puesto que los procesos básicos van a estar definidos.

El ERP va a permitir afrontar con éxito, la tendencia de reducción de plazos de entrega, con cantidades cada vez menores. Alguno de nuestros clientes, una vez implantado el ERP, ha podido incrementar en más del 30% la producción manteniendo los costos fijos.

Un ERP es también un recolector de datos, estos datos, con el tiempo, tienen un valor incalculable si se tratan adecuadamente. Pensemos, por ejemplo, en la información que nos pueden facilitar los fichajes de los operarios de planta. Al pasar el tiempo vamos a poder conocer con total exactitud cuanto tiempo se emplea en realizar cada operación de cada producto, ello nos va a permitir evaluar cuales son las operaciones que nos están consumiendo más recursos y evaluar con certeza una hipotética inversión.

Como vamos a disponer de toda la información, podremos adoptar una actitud pro-activa y adelantarnos a las necesidades de materiales o capacidad productiva (horas hombre o máquina).

Implantar un ERP: ¿Costo o Inversión?

En la pasada década, las grandes compañías se han caracterizado por una fe ciega, inversión masiva y a menudo una póstuma sensación de descontento con el resultado de la implantación de un ERP. Fruto de aquella burbuja en expansión, muchas organizaciones percibieron como una obligación más, y no como una opción, la adquisición de esta tecnología que permite gestionar un importante recurso: “La Información”.

Por otro lado, los proveedores de soluciones centraron cada vez más esfuerzos en desarrollar nuevas funcionalidades que cubrieran los procesos de cualquier tipología de empresa. Convencidos de que habían creado el siguiente paso en la evolución de la gestión empresarial, auguraban a sus clientes increíbles beneficios y un trepidante ROI (Retorno de la Inversión).

A día de hoy, muchas organizaciones que pasaron por esta experiencia creen que implantar un ERP es un costo y no una inversión, por lo que han promovido una desconfianza en algunos sectores donde no se ha obtenido el ROI esperado. Simultáneamente, los proveedores de soluciones se esfuerzan diariamente en mejorar las herramientas de análisis y reporting para a facilitar al cliente el cálculo del retorno de la inversión.

Sin ningún tipo de duda, la única manera de obtener ROI es mejorando los procesos de negocio que puede soportar un ERP. ¿Cual es el punto que no han considerado la mayoría de empresas dónde la implantación de un ERP no ha sido positiva?.

El software ERP por si mismo, no importa lo completo y caro que sea, no impactara lo más mínimo en la rentabilidad de nuestro negocio, si continuamos realizando lo mismo que antes de su implantación. Con la nueva herramienta deberemos implantar nuevas maneras de hacer la cosas (procesos de negocio) y rediseñar los existentes, pero no sin antes, la organización defina cuales son estos procesos y acepte su utilización de forma unánime y coordinada en base a las posibilidades del ERP.

Así que aquellas empresas que no supieron implantar exitosamente el ERP, y, a menudo, obtuvieron un bajo ROI, piensan que estas soluciones son caras y que, en definitiva, no ofrecen ninguna mejora o beneficio. El origen de los problemas sufridos por estas empresas se puede enumerar en:

– Se implantó un ERP para reproducir un conjunto de procesos pre-existentes, pero inadecuados.

-Muchas implantaciones eran una mera solución al efecto 2000 y no una búsqueda de la mejora en su gestión.

-Algunas organizaciones no estaban preparadas para seguir los nuevos procesos que se debían implantar. Se invirtió en tecnología, pero se olvidaron las personas.

-Gerencia no contestó a la pregunta “¿Cómo quiere gestionar su negocio y por qué?”, en consecuencia no se pudo optimizar el rendimiento con la mejora de los procesos clave.

-La implementación fue realizada por personal poco calificado o con poca experiencia del mundo empresarial y/o conocimiento limitado del producto a implantar.

-No se dedicó tiempo requerido a la pre-implementación.

-El departamento informático del cliente, no pudo recibir suficiente formación para adaptarse al nuevo Software, o no quiso, y ello imposibilito un ajuste fino de la solución inicialmente implantada.

-El proveedor de la solución no continuó colaborando después del arranque, por lo que no fue posible obtener un rendimiento óptimo ni un asesoramiento al personal de informática de la empresa cliente.

Entonces, ¿Cuál es el camino correcto?.

-Hay que promover en todos los niveles de la organización una predisposición al cambio de los procesos de negocio y su operativa. Sólo si todo el personal esta implicado los resultados serán óptimos.

-Cliente y proveedor deben colaborar estrechamente, no sólo para automatizar los procesos existentes, sino para rediseñarlos, eliminarlos, mejorarlos, permitiendo de este modo un mayor aprovechamiento de las funcionalidades aportadas por el nuevo Software. · Hay que buscar que los procesos verticales sean sustituidos por horizontales en los que la información sea visible por todos los implicados y que se mejore la rapidez, servicio, calidad e innovación.

-El cliente debe comunicar al consultor las particularidades de su negocio. El consultor aporta el conocimiento operativo del Software y debe traspasarlo al cliente. Esta sinergia debe concluir en un rediseño de los procesos de negocio que busque el máximo aprovechamiento del ERP.

-El cliente debe tener claro que quiere mejorar, cuanto y en que plazo. El consultor debe ayudar a que la simbiosis Software/Cliente de el máximo beneficio o ROI.

¿Cuánto es la duración de un proyecto de implantación ERP?

El tiempo medio de implantación es muy variable, en el intervienen factores como la complejidad de los procesos de la empresa, la dedicación del personal de la empresa, el nivel de implantación exigido, deseo expreso de acometer una Reingeniería de procesos, etc. Una implantación que requiere poca personalización puede implantarse en un mínimo de 3 meses, pero es muy poco frecuente. Los valores más habituales son de 6 a 9 meses.

Existe la idea errónea, de que este tipo de proyectos, tienen un costo debido a que consumen dinero, tiempo y esfuerzo. Ello no es así, sólo ocurre que en estos proyectos, al margen de la implantación técnica, es cuando se realiza una verdadera organización del negocio. El costo de esta reorganización se recupera ampliamente por la simplicidad y agilidad que se confiere el nuevo sistema al negocio y la liberación de recursos que pueden dedicarse a nuevas tareas más productivas. No olvidemos que todos los expertos vaticinan una falta de personal a medio plazo y un encarecimiento de los salarios, así que hay que prepararse ahora que podemos.